Tietosuojakäytäntö

§ 01

Rekisterinpitäjä

Henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjä on X DIGITAL ASSETS SIA, rekisterinumero 40203611907, Riika, Latvia.

Tietoja käsitellään Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 (GDPR) ja Latvian luonnollisten henkilöiden tietojen käsittelyä koskevan lain mukaisesti.

§ 02

Mitä henkilötietoja käsitellään

Käsittelemme vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeen ilmoitettuja tarkoituksia varten:

Tietoluokka	Konkreettiset tiedot	Keräystapa
Yhteystiedot	Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero (jos annettu)	Yhteydenottolomake, sähköposti
Yrityksen tiedot	Yrityksen nimi, asema	Yhteydenottolomake
Viestin sisältö	Yhteydenoton teksti, projektin kuvaus	Yhteydenottolomake
Tekniset tiedot	IP-osoite, selain, käyntiaika	Automaattisesti palvelimen lokeihin (turvallisuuden ja toiminnan varmistamiseksi; ei käytetä analytiikkaan)

§ 03

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

• Yhteydenottoihin vastaaminen — oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) tai oikeutettu etu.
• Palvelujen tarjoaminen — oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano.
• Verkkosivuston turvallisuus ja tekninen ylläpito — oikeusperuste: oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen — oikeusperuste: lakisääteinen velvoite (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

§ 04

Tietojen vastaanottajat ja luovuttaminen kolmansille osapuolille

Henkilötietoja ei myydä kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa:

• Cloudflare — verkkosivuston toimitus, suojaus ja omat palvelumme (yhteydenottojen vastaanotto, tekoälychat) toimivat Cloudflaren verkossa. Cloudflare Turnstile tarkistaa, että lomakkeen täyttää ihminen eikä robotti; se on tietoturvatyökalu, eikä se kokoa Teistä tilastoja.
• Google Cloud (Vertex AI) — jos kirjoitatte tekoälychattiin, viestinne välitetään kielimallille vastauksen laatimista varten. Älkää syöttäkö chattiin arkaluonteisia tai luottamuksellisia tietoja.
• Sähköpostipalvelun tarjoajalle — yhteydenoton sisältö lähetetään postilaatikkoomme, jotta voimme vastata.
• Viranomaisille — vain, jos Latvian tai EU:n lainsäädäntö sitä edellyttää.

Tietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.

§ 05

Tietojen säilytysajat

Tietotyyppi	Säilytysaika
Yhteydenottolomakkeen kautta tulleet yhteydenotot	3 vuotta yhteydenotosta tai kunnes pyyntö on täytetty
Sopimustiedot	10 vuotta (Latvian kauppalain mukaisesti)
Tekniset lokitiedot	Enintään 12 kuukautta

§ 06

Oikeutenne rekisteröitynä

GDPR:n mukaisesti Teillä on seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus — saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojanne, ja pyytää niistä jäljennös.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen — vaatia epätarkkojen tai puutteellisten tietojen oikaisemista.
• Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”) — vaatia tietojen poistamista, jos niiden säilyttämiselle ei ole oikeusperustetta.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen — vaatia käsittelyn rajoittamista tietyissä tapauksissa.
• Vastustamisoikeus — vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen — saada omat tietonsa jäsennellyssä, koneellisesti luettavassa muodossa.
• Suostumuksen peruuttaminen — peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa (tämä ei vaikuta aiempaan käsittelyyn).

§ 07

Evästeet

Käytämme evästeitä verkkosivuston toiminnan varmistamiseksi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteellenne.

• Välttämättömät evästeet — varmistavat verkkosivuston perustoiminnot. Oikeusperuste: oikeutettu etu.

Analytiikka-, markkinointi- tai seurantaevästeitä emme käytä - sivustolla ei ole Google Analyticsia, muuta tilastotyökalua eikä mainospikseleitä. Koska käytämme vain välttämättömiä evästeitä, erillistä suostumusta ei tarvita, ja sivusto näyttää vain tiedottavan ilmoituksen. Lisätietoja: Evästekäytäntö.

§ 08

Tietoturva

Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, katoamiselta tai tuhoutumiselta. Toimenpiteisiin kuuluvat:

• HTTPS-salaus koko sivustolla
• Käyttöoikeuksien rajaaminen (need-to-know-periaate)
• Säännölliset tietoturvatarkastukset
• Henkilöstön tietosuojakoulutus

Tietoturvaloukkauksen sattuessa ilmoitamme toimivaltaisille viranomaisille ja asianomaisille henkilöille GDPR:ssä säädetyissä määräajoissa.

§ 09

Käytännön muutokset

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojakäytäntöä. Ilmoitamme olennaisista muutoksista julkaisemalla sivustolla uuden version päivitetyllä päivämäärällä. Suosittelemme tutustumaan tähän asiakirjaan säännöllisesti.

§ 10

Valituksen tekeminen

Jos katsotte, että käsittelemme tietojanne lainvastaisesti, Teillä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Pyydämme ottamaan ensin yhteyttä meihin, jotta asia voidaan ratkaista suoraan.

§ 11

Asiakkaan toimittamat asiakirjat ja sisältö

Tämä osio koskee tilanteita, joissa Asiakas (luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö) toimittaa meille asiakirjoja, tiedostoja, tekstejä tai muuta sisältöä (jäljempänä - ”Toimitettu sisältö”) palvelujemme tarjoamisen yhteydessä, esimerkiksi sopimusten laatimisessa, oikeudellisessa neuvonnassa, järjestelmäkehityksessä, tekoälyanalyysissä tai muussa yhteistyössä.

11.1. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Käsittelemme Toimitettua sisältöä vain seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakkaan tilaamien palvelujen suorittamiseksi (oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, esimerkiksi kirjanpito-, vero- tai tiedonantovelvoitteet (oikeusperuste: lakisääteinen velvoite, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
• Oikeutettujen etujemme suojaamiseksi, esimerkiksi vaatimusten esittämiseksi tai niiltä puolustautumiseksi (oikeusperuste: oikeutettu etu, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Toimitettua sisältöä emme käytä muihin tarkoituksiin, kuten markkinointiin, profilointiin, kolmansien osapuolten palveluihin tai tekoälymallien kouluttamiseen, ellei siitä ole erikseen sovittu kirjallisesti Asiakkaan kanssa.

11.2. Luottamuksellisuus

Pidämme kaikkea Toimitettua sisältöä luottamuksellisena tietona ja suojaamme sen osapuolten välisen sopimuksen, ammatillisen vaitiolovelvollisuuden ja Latvian kauppalain 22 pykälän mukaisesti. Luottamuksellisuus säilyy myös yhteistyön päätyttyä, ellei laissa toisin säädetä.

Työntekijämme, yhteistyökumppanimme ja henkilötietojen käsittelijämme ovat allekirjoittaneet salassapitosopimukset, tai heitä koskevat vastaavat oikeudelliset velvoitteet.

11.3. Säilytys ja poistaminen

Toimitetun sisällön tyyppi	Säilytysaika
Sopimukset ja kirjanpitoasiakirjat	10 vuotta liiketoimen päättymisestä (Latvian kauppalain 13.1 pykälä, kirjanpitolaki)
Asiakkaan projektien työaineistot	Palvelun suorittamisaika + 3 vuotta (tai Asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä - lyhyemmin)
AI Demo -sivulla lähetetty teksti/PDF	Ei tallenneta - käsitellään muistissa ja poistetaan heti vastauksen lähettämisen jälkeen
Projektia koskeva kirjeenvaihto ja sähköpostit	5 vuotta viimeisestä yhteydenpidosta
Kolmansien henkilöiden henkilötietoja sisältävät aineistot	Vain niin kauan kuin palvelun suorittaminen edellyttää, viimeistään edellä mainittujen säilytysaikojen mukaisesti

Asiakas voi pyytää Toimitetun sisältönsä poistamista ennen tässä määriteltyjä säilytysaikoja, ellei laki tai oikeutetut etumme (esimerkiksi suorituksen todisteiden säilyttäminen) edellytä sen säilyttämistä pidempään. Pyyntö lähetetään osoitteeseen info@xda.lv aiheella ”Toimitetun sisällön poistopyyntö”.

11.4. Turvatoimet

• HTTPS-salaus koko latausreitillä (TLS 1.3).
• Säilytys salatuissa tallennustiloissa (AES-256 tai vastaava).
• Käyttöoikeuksien rajaaminen need-to-know-periaatteella - vain kyseiseen projektiin osallistuvat työntekijät.
• Säännölliset varmuuskopiot ja palautusmenettelyt.
• Arkaluonteisten asiakirjojen käytön lokitus.

§ 12

Tekoälyn ja automatisoidun käsittelyn käyttö

Tietyissä palveluissa (esimerkiksi AI Demo -sivulla xda.lv/demo tai erillisen sopimuksen perusteella kehitetyissä tekoälyratkaisuissa) käytämme tekoälymalleja (AI / LLM) Toimitetun sisällön analysointiin tai käsittelyyn.

12.1. Miten se toimii

• Toimitettu teksti tai asiakirjan sisältö lähetetään pilvipohjaiselle tekoälypalvelun tarjoajalle (esimerkiksi Anthropic, OpenAI tai muut - ajantasainen luettelo saatavilla pyynnöstä) ainoastaan kyseisen kyselyn suorittamiseksi.
• Tekoälypalvelun tarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijänä (processor) GDPR:n 28 artiklassa tarkoitetulla tavalla asianomaisen tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) mukaisesti.
• Toimitettua sisältöä emme me eikä tekoälypalvelun tarjoajakaan käytä uusien tekoälymallien kouluttamiseen - tämä on nimenomaisesti kielletty sopimuksissamme toimittajien kanssa.
• Vastaukset palautetaan Asiakkaalle, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille.

12.2. Tietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle

Jotkin tekoälypalvelujen tarjoajat voivat sijaita Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Tällaisissa tilanteissa varmistamme asianmukaiset suojatoimet GDPR:n 46 artiklan mukaisesti, mukaan lukien:

• Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet (SCC, päätös 2021/914);
• EU-U.S. Data Privacy Framework -sertifiointi (soveltuvin osin);
• Täydentävät tekniset toimenpiteet - esimerkiksi salaus siirron aikana ja tallennettuna sekä tietojen minimointi ennen lähettämistä.

Asiakas voi pyytää tietoja yksittäisistä käsittelijöistä ja niiden sijainnista kirjoittamalla osoitteeseen info@xda.lv.

12.3. Automaattisten päätösten poissulkeminen

Tekoälyanalyysin tulokset ovat luonteeltaan tiedottavia ja suosituksia. Ne eivät ole GDPR:n 22 artiklassa tarkoitettuja automaattisia päätöksiä, eivätkä ne korvaa ammattimaista oikeudellista, taloudellista tai teknistä neuvontaa. Lopullisen päätöksen tekee aina Asiakas tai valtuutettu asiantuntija.

12.4. AI Demo -sivu - erityisehdot

§ 13

Asiakkaan takuut ja vastuu Toimitetusta sisällöstä

Toimittaessaan meille asiakirjoja tai muuta sisältöä Asiakas vakuuttaa ja takaa, että:

• Asiakkaalla on kaikki tarvittavat oikeudet ja valtuudet luovuttaa tämä sisältö meille - mukaan lukien tekijänoikeudet, käyttöluvat ja kolmansien osapuolten suostumukset.
• Toimitettuun sisältöön sisältyvien kolmansien henkilöiden henkilötietojen käsittelylle on laillinen peruste (Asiakas on saanut tarvittavat suostumukset, antanut ilmoitukset tai muu GDPR:n 6 artiklan mukainen peruste on varmistettu).
• Asiakas on ilmoittanut rekisteröidyille, että heidän tietojaan voidaan käsitellä palvelumme yhteydessä siltä osin kuin GDPR:n 13 ja 14 artikla sitä edellyttävät.
• Toimitettu sisältö ei riko Latvian, EU:n tai muun sovellettavan sääntelyn määräyksiä, mukaan lukien liikesalaisuuksia, valtionsalaisuuksia, immateriaalioikeuksia tai henkilön oikeuksia koskevat säännökset.
• Asiakas vastaa itse siitä, että toimitettu sisältö ei sisällä haittaohjelmia, viruksia tai muuta haitallista koodia.

Jos ilmenee, että jotakin näistä takuista ei ole noudatettu, Asiakas vastaa aiheutuneista vahingoista (mukaan lukien kaikki meihin kohdistuvat kolmansien osapuolten vaatimukset) ja vapauttaa X DIGITAL ASSETS SIA:n tällaisesta vastuusta (indemnification).

Yksityiskohtaisemmat ehdot on määritelty käyttöehdoissa sekä tarvittaessa osapuolten välisessä erillisessä palvelusopimuksessa tai tietojenkäsittelysopimuksessa (DPA).

§ 14

Tietojenkäsittelysopimus (DPA)

Jos Asiakas (rekisterinpitäjä) luovuttaa meille henkilötietoja käsiteltäväksi (toimimme henkilötietojen käsittelijänä), osapuolilla on oikeus ja tietyissä tapauksissa GDPR:n 28 artiklan mukainen velvollisuus tehdä erillinen tietojenkäsittelysopimus (DPA).

DPA-mallia ja tarjousta voi pyytää kirjoittamalla osoitteeseen info@xda.lv aiheella ”DPA-pyyntö”. Vakiomuotoinen DPA perustuu Euroopan komission malliin (päätös 2021/915), ja se on mukautettu palvelujemme erityispiirteisiin.